Coordinación de agenda de Dídac

Tu proceso, como lo hemos entendido ahora

Con lo de esta semana el mapa se completó: la conversación con Dídac es solo la primera mitad. La segunda, la que más tiempo te consume, es el ida y vuelta con cada invitado. Si algo no es exactamente así, es justo lo que necesitamos saber.

El mismo ciclo, contado

Con tus respuestas y tus propios correos. Es la parte que más nos importa que confirmes: si algún paso no es así, dínoslo.

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   Llega la solicitud Dídac
   Dídac responde al hilo donde surge la reunión y te añade ("añado a Inga para que nos coordine"), desde cualquiera de sus correos. La entrada es siempre por mail.
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   Alta en tu lista Tú
   Apuntas la reunión. La modalidad suele venir en el propio hilo; cuando no está clara, se la preguntas a Dídac por mail. El calendario, por el remitente: si viene de Evantic, es asunto de Evantic.
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   Prioridades Dídac
   Te las va dando del 1 al 10, por correo y en el 1:1, y tú las apuntas.
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   Tardes libres y viajes Dídac
   Le preguntas si se le puede agendar y qué tardes tiene libres (tú misma nos propusiste el formato bueno: las tardes de esta semana y la próxima, solo cuando está en Barcelona o Figueres). Los viajes no hay que preguntarlos: los anotas tú en su agenda como eventos de día completo ("Barcelona", "London"), con un mes de antelación. Los lunes y los viernes suele estar en Figueres, para la familia y el trabajo de concentración: se respetan, aunque admiten alguna call si hay hueco.
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   Eliges opciones y bloqueas TBC Tú
   Siempre intentas agendar primero por la mañana, hasta las 14:00, de martes a jueves; también en Londres o París. En Asia o San Francisco se aprovecha el día entero, que allí se viaja poco. Si alguien muy importante solo puede por la tarde, haces la excepción. Cada tipo con su duración (calls 30 minutos, en persona en Barcelona 45, de viaje 1 hora; y como siempre, depende). Cada opción que ofreces la bloqueas en el calendario en salmón y con TBC delante, para que Dídac no la pise; y el mismo hueco se lo ofreces como mucho a dos personas, porque si chocan tienes que pedir disculpas.
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   El mail a cada invitado Tú
   Por orden de prioridad, escribes a cada persona con 2 o 3 opciones cuando las hay (a veces solo hay una), o una ventana ("entre las 9:30 y las 11:00"), en su idioma y en su huso horario ("todo en hora de México"). Nos dijiste que es donde más tiempo se te va, y tus correos lo confirman.
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   El invitado responde... o no Invitado
   Puede elegir una opción, pedir otra hora, preguntar los temas de la reunión (eso se lo consultas a Dídac y vuelves con la respuesta), o no responder, y entonces hay que insistir. Y a veces pide el correo de Dídac para invitar él: nunca lo das, el invite lo mandas siempre tú.
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   Las aparcadas Tú
   Cuando no es el momento (vacaciones, semanas de viaje), respondes con una promesa: "te vuelvo a contactar a finales de mes". Esa promesa vive en tu memoria; así es como una reunión acaba tres meses pendiente.
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   El invite cierra Tú
   Cuando la persona confirma, mandas el invite desde la agenda de Dídac, con su Zoom o su dirección, y con el nombre de siempre ("Nombre | Empresa >< Dídac Lee"). Invite enviado = reunión confirmada: nadie tiene que aceptar nada. Tachas la reunión en tu lista; si después a alguien le deja de venir bien, te avisa y reagendas.

La idea

El asistente de Mazos, el mismo bot con el que ya hablas por WhatsApp, se encarga de la parte mecánica de TODO el ciclo, incluidos los correos a los invitados. Las decisiones siguen siendo de las personas.

La propuesta: el mismo mapa, con el asistente en medio

Compáralo con el de arriba: la secuencia es idéntica, pero los pasos en oscuro los haría el asistente. A Dídac le queda contestar un correo; a ti, un visto bueno y las excepciones. Y las aparcadas dejan de depender de tu memoria.

El ciclo, paso a paso

Un correo a Dídac cada semana, tu visto bueno, y el resto corre solo.

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   En cuanto Dídac os añade a un hilo El asistente
   Entiende el gesto de siempre ("añado a Inga para que nos coordine", desde cualquiera de sus correos) y crea la fila en tu Notion: persona, su correo, empresa, ciudad, modalidad y el calendario que se deduzca del remitente. Te avisa por WhatsApp por si hay que corregir algo.
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   El correo de tardes a Dídac, cada semana El asistente
   Sale desde tu correo de Galdana, solo las semanas en que Dídac está en Barcelona o Figueres (los viajes los lee de su agenda, de los eventos que ya anotas tú): lo que falte priorizar y una sola pregunta, ¿qué tardes tienes libres esta semana y la próxima? (el formato que tú misma propusiste). El día y la hora del envío los eliges tú.
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   Dídac contesta como habla Dídac
   Texto libre, sin formatos. El asistente apunta prioridades y tardes en tu Notion; lo ambiguo no se adivina: se te pregunta a ti. Y lo que salga del 1:1 se lo dictas al asistente por WhatsApp, tal cual, y sigue el mismo camino.
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   Arma el plan de propuestas El asistente
   Con tus reglas, que serían las de partida del sistema: mañanas primero, hasta las 14:00, de martes a jueves (también en Londres o París; en Asia o San Francisco se aprovecha el día entero); las tardes que Dídac abrió; lunes y viernes solo como último recurso, y preguntándote antes; Asia por la mañana y América por la tarde; máximo dos personas por hueco; y si alguien muy importante solo puede por la tarde, te propone la excepción. Cada tipo con su duración: calls de 30 minutos, en persona en Barcelona 45, de viaje 1 hora. Dónde está Dídac cada día lo lee de su agenda, de esos "Madrid (Day 1/3)" que ya anotas: con eso decide el huso y las ventanas de cada día. Son reglas de partida, no un corsé: la excepción se pide y se ajusta.
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   Tu visto bueno Tú
   Te llega por WhatsApp: a quién se escribiría, con qué opciones y en qué huso. Hasta que no dices ok, no le sale nada a nadie. Corriges en texto libre y la propuesta se rearma.
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   Los correos a los invitados, con tu voz El asistente
   Cada uno en su idioma y su huso ("todo en hora de México", "9:30am ET"), con 2 o 3 opciones cuando las hay, o una ventana, redactado como los tuyos: tu saludo, tu forma de ofrecer, tu despedida. Y cada hueco ofrecido queda bloqueado en el calendario en salmón con TBC, como haces tú, para que Dídac no lo pise.
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   Las respuestas, una a una El asistente
   Si el invitado elige, se agenda (paso 8). Si otro invitado ocupó el hueco justo antes, avisa al segundo antes de que choque, con opciones nuevas, sin necesidad de pedir disculpas. Si pide otra hora, se re-propone dentro de lo abierto. Si pregunta algo que no es de horarios (los temas, qué preparar), no se contesta solo: te lo pasa a ti. Y si no responde en unos días, se le envía un recordatorio cortés.
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   Invite y cierre El asistente
   Invite desde la agenda de Dídac, con el invitado dentro, el Zoom o la dirección, y el nombre de siempre ("Nombre | Empresa >< Dídac Lee"). Enviado = confirmada, sin esperar aceptaciones. El TBC se convierte en el evento real, el hueco compartido se libera, y tu Notion queda al día. El correo de Dídac no se le da nunca a nadie: el invite siempre sale de nuestro lado.
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   Aparcadas y viajes, sin memoria El asistente
   "Te vuelvo a escribir a finales de mes" deja de ser una promesa de memoria: la reunión queda Aparcada con su fecha y el asistente la retoma solo. Y si alguien de la lista está en la ciudad de un viaje ya planificado, te lo sugiere: "Dídac va a Londres la semana del 14 y Tom está allí, ¿le propongo verse en persona?". En semanas de viaje no se proponen calls por iniciativa propia: solo las reuniones del destino y lo que tú pidas.
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    El resumen del lunes El asistente
    Cada lunes por la mañana, haya novedades o no: qué entró, qué propuestas siguen vivas, qué se está estancando (una propuesta sin respuesta en unos días, una reunión sin cerrar en semanas) y qué aparcadas vuelven pronto. Se acabaron los tres meses en el limbo.

Tu voz, aprendida de tus correos

Los correos a los invitados no sonarían a robot: se redactarían con tus propias fórmulas, las de los hilos que nos pasaste. Estas son las que el asistente aprendería, en el idioma de cada invitado; si alguna no te representa, se cambia.

Así se vería, con un ejemplo

Una semana completa, con nombres inventados. A la izquierda, los dos correos: el de tardes a Dídac y el de propuestas a una invitada, escrito con tu voz. A la derecha, tu WhatsApp: el visto bueno, una corrección, el único "no" del asistente, y el día a día.

Qué cambia para ti

La secuencia es la misma. Lo que cambia es quién hace cada parte.

Con qué trabaja

Los mismos sitios que usas hoy. No hay ninguna herramienta nueva que aprender.

Tu Notion: la plantilla, con los estados nuevos

Las mismas cosas que ya apuntas, cada una en su columna: es la plantilla que te proponemos, con dos estados nuevos que hacen visible lo que antes vivía en tu cabeza: Propuesta enviada (a quién se le ofreció qué, desde cuándo) y Aparcada (con la fecha en la que volvería sola. Cada fila se abre como una página, así que tus notas de siempre viven dentro.

Lo que nos queda por preguntarte

Dos preguntas y dos confirmaciones. Con esto cerramos el diseño; todo lo demás de esta página sale de lo que ya nos contaste.

1. Para las calls, ¿creas una reunión de Zoom nueva cada vez (como la que nos mandaste) o usáis una sala fija de Dídac? ¿Y la cuenta de Zoom es suya o de Galdana?
2. Cuando un invitado no contesta a tus propuestas, ¿cuántos días sueles esperar antes de insistirle? Nuestra propuesta de partida: 4 días, y se ajusta contigo.
3. El resumen de los lunes lo montaríamos así: te llegaría siempre a primera hora, haya novedades o no, y además de lo nuevo te avisaría de lo que se está quedando colgado (propuestas que llevan unos 4 días sin respuesta, reuniones que llevan más de 2 semanas sin cerrarse). ¿Te parece bien? Los plazos los ajustamos a tu gusto cuando lo veas funcionando.
4. Lunes y viernes los trataríamos como días protegidos de Dídac: solo se ofrecería una call ahí cuando no queden huecos de martes a jueves, y siempre preguntándote antes. ¿Te encaja, o prefieres que directamente no se propongan calls esos días?